Un outil de gestion d’emails antistress

Le Dans Tendances du Web
Gestion d'e-mails par Timyo @ SeverineAutin.com

Adopter un nouvel outil de gestion d'e-mails pour repousser le stress existe, nous l'avons rencontré ! On reste alors zen devant la tonne de mails à lire...

Pour la start-up Timyo (acronyme de Time Is MY Own) dirigée par Fabrice Duman, il fallait prendre le problème autrement. Il propose donc dans son outil de classer les e-mails par la date de réponse attendue. A l'expéditeur d'intégrer dans son e-mail le délai de réponse, avec son degré d'urgence.

Selon les statistiques, un cadre reçoit environ 120 e-mails par jour et 59 % des salariés les consultent aussitôt reçus. Devant cette quantité il est parfois difficile de déterminer ce qui est urgent, important de ce qui est non-urgent et non-important. Cela devient alors source de stress, avec déconcentration et baisse d'efficacité dans le travail.
Car comment se consacrer à ce qui compte pour nous si nous sommes constamment dérangés, interrompus par un flot incessant de sollicitations qui débutent par nos e-mails ?

Tout le monde en a conscience, les e-mails dictent leur rythme. L’augmentation de leur volume et la pression constante d’y répondre au plus vite nuisent à notre efficacité et à notre santé. Inconsciemment, nous avons laissé cet outil de communication indispensable prendre contrôle de notre temps.

Si les e-mails reçus s'affichent en fonction de la date pour laquelle une réponse est attendue, la charge de travail et la charge psychologique engendrées par tous les courriers électroniques baisseront.

Avec en conséquence, un moindre besoin pour les cadres de s'interdire la gestion des e-mails les soirs et week-ends !

Cette solution finalement assez simple - genre "mais pourquoi on n'y a pas pensé avant" - oblige donc les émetteurs des e-mails à de l'objectivité.

  • si l'expéditeur ne l'a pas fait, on lui demande s'il souhaite une réponse et pour quand,
  • on organise alors notre boite de réception pour définir quand on souhaite traiter nos e-mails, cela permet de rester maître de son temps,
  • on se concentre sur les priorités du jour en traitant en priorité les e-mails qui ne peuvent attendre le lendemain.
  • Enfin, si l'on invite nos contacts à utiliser Timyo, leurs e-mails seront déjà priorisés par type d'actions et date.

Gestion e-mails par Timyo @ SeverineAutin.com

Aujourd'hui cet outil est gratuit et l'interface utilisateur en anglais et français. Toutes les adresses existantes sont compatibles avec cette solution, et on peut y accéder depuis un poste fixe ou mobile. Ensuite, des fonctionnalités payantes seront probablement être proposées aux entreprises.

Seul bémol à nos yeux aujourd'hui, l'intermédiaire de Chrome, Outlook ou Office 365 : il faut les utiliser pour avoir accès à Timyo comme plugin. On aurait franchement préféré pouvoir le télécharger sur notre ordinateur comme Gestionnaire de mail, tels que Thunderbird, Mailbird, Foxmail, etc. L'entreprise contactée nous a répondu que cette option était à l'étude.